Cara Mudah Membuat Contoh Minutes of Meeting untuk Rapat Formal

Contoh Minutes of Meeting – Pernahkah anda tiba tiba diminta atasan kantor untuk mendampingi bertemu dengan klien? Atau diminta untuk menjadi sekretaris dadakan di sebuah rapat penting kantor. Lalu diserahi tugas untuk membuat catatan rapat?

Pastinya banyak orang pernah mengalami, bisa jadi karena sekretaris kantor yang biasanya mendampingi berhalangan hadir. Atau karena anda adalah salah satu peserta rapat yang diundang atau banyak faktor alasan lainnya.

Beberapa yang lain mungkin menganggap bahwa membuat catatan rapat adalah hal yang biasa, bagi mereka yang pernah menjadi aktivis organisasi catatan rapat adalah makanan sehari-hari. Sementara bagi yang belum familiar bisa jadi kelabakan bukan?
Eits sebentar, ternyata catatan rapat sendiri sebenarnya mudah untuk dibuat lho. Tentunya jika di dalam rapat rapat organisasi akan dibuat model catatan rapat yang simpel. Model model seperti ini akan diadopsi di dalam rapat rapat pekerjaan dan juga rapat rapat proyek.

Namun, jika model model catatan rapat sederhana tersebut diadopsi di rapat rapat formal tingkat perusahaan nasional atau multinasional tentunya tidak cocok. Ga lucu kan rapat sekelas dengan direksi atau manager, ternyata catatan rapatnya menggunakan format himpunan mahasiswa?

Tentunya catatan-catatan rapat di dalam rapat eksekutif kantor sekelas direktur atau manager membutuhkan catatan rapat formal, terstruktur dan biasanya menggunakan kalimat baku. Walaupun baku, catatan rapat di kantor secara formal harus bersifat efektif dan efisien, ditulis per poin dan dapat menggambarkan isi kondisi rapat.

Contoh catatan rapat atau contoh minutes of meeting secara formal mencakup judul rapat, siapa saja peserta yang datang, isi rapat dan beberapa kesepakatan dalam rapat. Minutes of meeting ini mempunyai peranan besar karena menyimpan berbagai kesepakatan rapat, dibacakan di akhir rapat dan bisa menjadi arsip penting ketika terjadi sengketa antara direksi, para pemegang saham atau para manager.

Dengan adanya contoh minutes of meeting yang terarsipkan dengan baik, para pengambil kebijakan dapat melihat hasil kesepakatan sebelumnya, menyelesaikan permasalahan yang timbul dan bahkan sengketa antara direksi yang bisa jadi berujung menjadi masalah besar. Dengan membuka kembali minutes of meeting maka bisa dicari poin poin yang pernah disepakati.

Apa Kegunaan dan Contoh Minutes of Meeting?

contoh minutes of meeting

Karena minutes of meeting memegang peranan penting, maka membuat minutes of meeting tidak bisa disepelekan. Bagi anda yang berada di posisi sekretaris, asisten direktur atau asisten manager dan bagian administrasi yang berhubungan dengan surat menyurat, maka mempelajari pembuatan contoh contoh minutes of meeting akan bermanfaat untuk kemajuan perusahaan anda.

Kegunaan minutes of meeting dalam mengawal kemajuan perusahaan anda dapat disarikan dalam beberapa poin berikut ini:

1.Minutes of meeting adalah rekaman rapat berbasis notulensi yang merekam siapa saja peserta yang hadir dala rapat tersebut. Berguna mendeteksi para pengambil kebijakan mengenai keaktifan manager dan direksi mereka dalam mengambil keputusan-keputusan penting.

2.Minutes of meeting adalah rekaman penting yang bisa dibuka ketika terjadi sengketa bisnis atau sengketa kebijakan antara peserta rapat. Bagaimana caranya bisa menjadi rekaman penyelesaian sengketa? Berikut prosesnya:

A. Minutes of meeting ditulis oleh seorang sekretaris dalam sebuah rapat. Bisa sekretaris, asisten direktur atau orang yang ditunjuk.

B. Contoh contoh minutes of meeting pada umumnya merekam peserta rapat, isi rapat dan kesepakatan rapat.

C. Minutes of meeting dibacakan di akhir rapat termasuk isi isis persetujuan.

D. Minutes of meeting kemudian (opsional) ditandatangani oleh para peserta rapat dan digandakan dengan fotokopi dan dibagikan merata kepada peserta rapat.

E. Seluruh peserta rapat membawa salinan minutes of meeting yang telah disepakati.

F. Ketika terjadi penyangkalan sebuah kebijakan atau persetujuan, maka seluruh peserta rapat bisa melihat kembali tanda tangan mereka di dalam minutes of meeting.

Baca Juga  Mendesain Bisnis Yang Menguntungkan Untuk Anak Muda

G. Sebuah kasus yang pernah terjadi membuktikan pentingnya contoh contoh minutes of meeting yang lengkap. Para pemegang saham berkumpul menyepakati sebuah hal dan kemudian menandatangani minutes of meeting.

H. Ketika terjadi sebuah sengketa, seorang pemegang saham menyangkal telah menyetujui sebuah kebijakan. Padahal dia hadir dan tanda tangan dalam sebuah minutes of meeting. Nah, inilah fungsi minutes of meeting menjadi pembuktian jika terjadi sarana penyangkalan (persengketaan).

Apa perbedaan notulensi dan minutes of meeting?

Secara bahasa perbedaan pembuatan contoh notulensi dan contoh minutes of meeting sebenarnya sama saja. Notulensi adalah catatan rapat, sementara minutes of meeting adalah rekaman rapat yang ditulis dalam bahasa inggris ataupun bahasa indonesia.

Namun, cara penulisan notulensi cenderung tidak baku, terserah kepada pembuatnya dan hanya mencantumkan peserta rapat serta poin poin isi rapat. Notulensi tidak seformal minutes of meeting.

Sementara minutes of meeting yang biasanya ditulis dalam bahasa inggris ini lebih bersifat formal. Ditulis dengan format baku seperti perihal surat resmi, diberikan poin-poin, dibacakan di akhir rapat, ditandatangani oleh peserta rapat dan kemudian digandakan sesuai dengan jumlah peserta rapat.

Kenapa minutes of meeting menjadi lebih formal? Karena minutes of meeting biasanya ditulis dalam rapat rapat formal dengan isinya sebagai pengambilan keputusan. Sehingga akan berdampak luar biasa bagi sebuah perusahaan apalagi perusahaan tersebut adalah perusahaan nasional atau multinasional.

Apakah minutes of meeting menjadi softskill wajib sekretaris?

Tentu saja, seorang sekretaris direksi, sekretaris kantor, asisten direktur ataupun staf di bidang tata usaha dan administrasi wajib memiliki skill membuat minutes of meeting atau serendah-rendahnya adalah catatan notulensi.

Skill membuat contoh minutes of meeting ini akan berguna mendukung operasional direksi anda, operasional administrasi perusahaan anda dan membantu pengarsipan perjalanan kebijakan perusahaan anda.

Berikut beberapa hal yang perlu dipelajari seorang sekretaris agar bisa membuat contoh contoh minutes of meeting secara baku dan formal:

1.Kemampuan dalam berbahasa inggris atau bahasa selain bahasa indoensia. Jika peserta rapat adalah klien kantor anda dari luar negeri, pastinya tidak mungkin dong minutes of meetingnya ditulis dalam bahasa indonesia. Pastinya ditulis dalam bahasa inggris.

2.Kemampuan menulis ketikan laptop/komputer dengan 10 jari. Jika anda mencatat poin poin rapat harus secepat pembicaraan para peserta rapat, tidak bisa anda harus menunggu sampai semuanya selesai. Disinilah pentingnya mengetik dengan 10 jari.

3.Bagaimana kalau minutes of meeting ditulis tangan? Tentu saja bisa, disinilah anda harus memiliki kemampuan stenografi atau tulisan tangan cepat layaknya wartawan yang sedang wawancara narasumber. Stenografi akan melatih anda menulis cepat ketika rapat sedang berlangsung.

4.Kemampuan mengoperaikan komputer dan alat penggandaan (fotokopi). beberapa kantor mungkin lebih longgar dalam membuat minutes of meeting yang bisa dishare melalui email google drive atau media sosial pesan instan, oleh karenanya anda wajib menguasai skil skill dasar tersebut.

Cara dan panduan membuat minutes of meeting

Pedoman dan tata cara membuat contoh minutes of meeting mempunyai banyak variasi dan format yang berbeda-beda. Akan tetapi memiliki beberapa kesamaan yang bisa anda buat ketika membuat minutes of meeting dalam rapat-rapat formal.

1.Pada bagian awal ditulis judul rapat, baik rapat setingkat direksi, manager, rapat biasa atau rapat staff.

2.Pada bagian awal selanjutnya ditulis tanggal rapat, jam dan waktu, serta durasi rapat akan memakan waktu berapa lama serta tempat rapat juga menentukan.

3.Pada bagian selanjutnya berisi siapa saja peserta yang hadir di dalam rapat tersebut. Biasanya ditulis dari posisi yang paling tinggi dan kemudian berurutan sampai posisi jabatan yang paling rendah.

Baca Juga  7 Ide Desain Meeting Room Surabaya Yang Menyegarkan Pikiran

4.Pada bagian bawah selanjutnya berisi notulensi rapat, biasanya berisi poin-poin isi rapat (bisa juga pembicaraan atau pendapat antara peserta rapat yang ditulis secara detail). format notulensi ini tergantung dengan format kantor anda.

5.Pada bagian selanjutnya ditulis poin-poin kesimpulan atau hasil rapat (kesepakatan hasil rapat).

6.Pada bagian akhir (ini opsional) bisa juga diberikan ruang untuk tanda tangan para peserta rapat. Biasanya diperlukan tanda tangan ketika subtansi rapat sangat penting seperti pengambilan keputusan atau perubahan kebijakan perusahaan.

Contoh minutes of meeting dalam bahasa inggris untuk rapat formal

Contoh minutes of meeting dalam rapat formal di bawah ini mengacu pada pedoman di atas dengan sedikit tambahan agar anda bisa mengkreasikan sesuai dengan format kantor anda:

A.Minutes of Meeting Board of Director PT Jaya Abadi Sentosa
B.Jakarta, 20th of March 2017, Balkona Room
C.Meeting Chairman: Santosa Widjoyo (CEO)
D.Reporter Minutes of Meeting: Atik Sekarwati (CEO’s Secretary)
E.Participants:

Djaya Widjaya, Regional Manager
Susilo Wati, Finance Director
Jaya Suprana, Operational Director
Mulyana Kusumah, General Director
Kresna Widjaya, Marketing Director

1.Review of Previous Meeting;s Minutes
Motion: approval of minutes of meeting the previous meeting dated 14th march 2016
Decision: Approved after major revision

2.Agendas Approval
Motion: Approval of the agendas for “launching new product” dated 17th of april 2017
Decision: approved without revision

3.Opening Remarks
A.Mr Santosa started the meeting at 3 pm and estimated finish at 8 pm
B.Mr Krena Widjaya as a marketing director presented new product will be launching dated 14th of march 2016..
C.Report from Djaya Widjaya as a Regional Manager: Regional Department already prepared for new distribution
D.Report from Susilo Wati as a Finance Director: Finance Departmetn already prepare for financial support for commercial television.

Posponement of meeting
Mr Chairman demanded meeting to be postponed for dinner
Meeting will resume at 7 pm and closed at 8 pm

Point point of agreement;
Decision approved for launching new product
Decision approved for marketing department to prepare distribution
Decision approved for finance department for financial support to making tv commercial.

contoh minutes of meeting

Contoh minutes of meeting dalam bahasa indonesia untuk rapat formal

F.Catatan Rapat Dewan Direktu PT Santosa Jaya Abadi
G.Jakarta, 20 Maret 2017, Ruang Balkona
H.Pemimpin Rapat Santosa Widjoyo (Direktur Utama)
I.Notulen Rapat: Atik Sekarwati (Sekretaris Direktur)
J.Peserta:

Djaya Widjaya, Manager Regional
Susilo Wati, Direktur Keuangan
Jaya Suprana, Direktur Operasional
Mulyana Kusumah, Direktur Umum
Kresna Widjaya, Direktur Marketing

4.Review Rapat Sebelumnya
Materi: Persetujuan atas rapat pada tangga 14 Maret 2016
Keputusan: Persetujuan Rapat dengan revisi besar pada beberapa hal

5.Agenda Rapat Persetjuan Hari ini
Materi: Persetujuan Rapat Peluncuran Produk Baru pada 17 april 2017
Keputusan: disetujui tanpa revisi

E.Berita Acara
Bapak Santosa membuka rapat dan memberitahu rapat akan berakhir jam 8 malam.
F.Bapak Kresna Widjaya selaku dirketur marketing menjelaskan mengenai produk baru yang akan diluncuran 14 maret 2016
G.Bapak Djaya Widjaya selaku manager regional menyatakan departemennya siap untuk melakuakn distribusi produk baru.
H.Laporan dari Ibu Susilo Wati Direktur Keuangan bahwa anggaran untuk promosi iklan di TV juga sudah disetujui.

Rapat Ditunda
Direktur Menunda sementara rapat untuk makan malam dan kemudian menutup rapat tepat pukul 8 malam

Poin Poin Persetujuan Rapat
Keputusan untuk meluncurkan produk baru
Keputusan untuk persiapan pemasaran di departemen pemasaran dan regional
Keputusan untuk alokasi anggaran pembuatan iklan di TV.

Leave a comment