Pengertian, Tujuan, Manfaat, dan Proses Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen – Informasi menjadi salah satu hal penting untuk menunjang komunikasi dalam kehidupan sehari-hari mulai dari lingkup yang paling kecil hingga lingkup yang luas. Suatu organisasi maupun perusahaan tentu tidak terlepas dari sistem informasi manajemen.

Sistem ini banyak digunakan sebagai salah satu pertimbangan untuk mengambil keputusan. Sehingga dalam prosesnya sistem ini melibatkan banyak pihak mulai dari atasan hingga bawahan. Tujuannya agar semua lini dan departemen mendapatkan masukan untuk perbaikan ke depannya. Lalu, apa itu sistem informasi manajemen dan bagaimana prosesnya berjalan?

Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Dalam pengertiannya, sistem informasi manajemen merupakan suatu sistem yang digunakan untuk mengelola semua hal yang berkaitan dengan fungsi manajemen untuk pengambilan keputusan oleh organisasi. Dari sistem ini dihasilkan output (keluaran) berdasarkan input (masukan yang didapatkan dari berbagai proses yang hasilnya dibutuhkan untuk kepentingan manajemen.

Sistem informasi manajemen memiliki peran yang sangat penting dalam suatu organisasi untuk mengambil keputusan. Bahkan sistem ini dinilai sangat efektif dan efisien untuk menganalisa masalah yang harus segera diselesaikan dengan cepat. Agar sistem informasi manajemen dapat berjalan dengan lancar, maka diperlukan teknologi yang canggih, komitmen organisasi, dan sumber daya manusia yang berkualitas.

Proses sistem informasi manajemen sangat mendukung berlangsungnya proses bisnis suatu perusahaan karena dengan adanya sistem ini, informasi penting yang berkaitan dengan perusahaan dapat dengan sangat mudah dikelola. Sebagai contoh informasi tentang proses produksi suatu departemen apakah sudah efektif atau belum, proses perekrutan karyawan apakah sudah sesuai dengan keinginan perusahaan, dan lain sebagainya.

Tujuan Sistem Informasi Manajemen

Diterapkannya suatu sistem informasi dengan manajemen yang baik dan terarah tentu memiliki tujuan tertentu. Berikut ini beberapa tujuan sistem informasi manajemen bagi perusahaan atau organisasi, di antaranya:

• Menyediakan informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan

• Menyediakan informasi yang digunakan dalam merencanakan, mengendalikan, mengevaluasi, dan untuk perbaikan yang berkelanjutan

• Menyediakan informasi yang digunakan untuk perhitungan harga pokok produk baik barang maupun jasa, perhitungan gaji, karyawan, pembagian karyawan ke bagian-bagian tertentu berdasarkan keterampilan yang dimiliki, dan lain sebagainya

Manfaat Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen yang dibuat tentu harus memberikan manfaat bagi organisasi atau perusahaan tersebut. Berikut ini manfaat yang dapat diperoleh dari adanya sistem informasi manajemen tersebut, di antaranya:

• Dapat memudahkan pihak manajemen untuk melakukan perencanaan, pengarahan, pengawasan, dan pendelegasian tugas kepada karyawan pada semua bagian atau departemen dengan koordinasi atau komando tertentu

• Dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses kerja dalam suatu departemen karena dapat dengan mudah mendapatkan data yang disajikan dengan akurat dan tepat waktu

• Dapat meningkatkan produktivitas kerja semua bagian sehingga dapat menghemat biaya

• Dapat menjadi acuan untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang ada dengan unit sistem kerja yang sistematis dan terkoordinir dengan baik

Aktivitas Sistem Informasi Manajemen

Aktivitas atau tahapan sistem informasi manajemen terdiri dari beberapa hal pokok yang berfungsi untuk melancarkan proses sistem informasi manajemen tersebut, berikut beberapa di antaranya:

1. Perencanaan

Pada tahap ini, suatu organisasi atau perusahaan harus memberikan formula yang terperinci untuk mencapai tujuan yang diinginkan dari sistem informasi manajemen tersebut. Organisasi harus mampu membuat perencanaan yang matang mulai dari latar belakang, tujuan atau identifikasi metode, proses, hingga hasil yang ingin didapatkan secara mendetail.

2. Pengendalian

Dari rencana yang telah dibuat dan dirancang dengan matang, maka langkah selanjutnya adalah mengimplementasikan rencana tersebut. Dalam proses pelaksanaannya, manajer atau orang-orang yang ditunjuk harus memonitor proses pelaksanaannya agar dapat mengendalikan dan memastikan apakah rencana tersebut berjalan dengan lancar atau tidak. Langkah pengendalian ini dapat bermanfaat untuk mendapatkan data dan informasi sebagai bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan atau melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan.

3. Mengambil Keputusan

Dari data-data dan informasi yang sudah didapat, maka langkah selanjutnya dari proses sistem informasi manajemen adalah mengambil keputusan. Manajer atau atasan harus mengambil keputusan yang berkaitan dengan perbaikan proses, sistem, keuangan, sumber daya manusia, dan lain sebagainya. Dalam proses pemilihannya, manajer harus mempertimbangkan pilihan dan metode mana yang paling sesuai, efektif, dan efisien untuk perusahaan.

Contoh Penerapan Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen sudah banyak diterapkan dalam organisasi atau perusahaan dan terbukti sangat efektif untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Berikut ini beberpaa contoh konkrit dari penerapan sistem informasi manajemen, di antaranya:

1. ERP (Enterprise Resource Planning)

Sistem Enterprise Resource Planning merupakan suatu sistem yang digunakan oleh perusahaan besar dalam rangka untuk mengelola menajemen dan melakukan evaluasi yang saling terintegrasi ke berbagai unit bidang kerja.

Mulai dari bidang keuangan atau accounting, pemasaran, sumber daya manusia, operasional, dan pengelolaan persediaan. Output dari sistem informasi manajemen ini berupa informasi kelebihan dan kekurangan dari penerapan metode yang dilakukan sebelumnya untuk perbaikan dan koreksi tindakan pada semua lini.

2. SCM (Supply Chain Management)

Sistem Supply Chain Management banyak digunakan dan bermanfaat untuk manejemen operasional suatu proses produksi di perusahaan atau industri. Sistem ini menyajikan data yang terintegrasi dengan baik mulai dari suplai bahan baku, supplier atau pemasok, produsen, distributor, reseller, pengecer, hingga konsumen akhir.

Manfaat yang bisa didapatkan dari adanya sistem ini adalah untuk mengantisipasi terjadinya kekurangan atau kelebihan bahan baku dalam proses produksi maupun pendistribusiannya.

3. TPS (Transaction Processing System)

Sistem Transaction Processing System bermanfaat untuk proses data yang berjumlah besar dan transaksi yang bersifat rutin. Penerapan dari sistem ini biasanya sangat cocok untuk menajemen keuangan khususnya dalam menentukan manajemen gaji karyawan dan menentukan inventaris yang diperlukan perusahaan.

Sistem ini akan memberikan informasi dan data keuangan yang diperlukan untuk penentuan anggaran atau budgeting ke depannya. Sehingga hal-hal yang tidak diperlukan dapat dikurangi dan hal-hal yang perlu ditambah untuk keperluan kerja perusahaan dapat ditambahkan.

4. OAS (Office Automation System)

Sistem Office Automation System sangat bermanfaat untuk melancarkan komunikasi yang terjadi antar departemen dalam suatu organisasi atau perusahaan. Sistem ini menggunakan sistem komputerisasi untuk mengintegrasikan server-server komputer pada setiap user di perusahaan.

Sehingga setiap lini atau departemen perusahaan dapat berkomunikasi dengan mudah tanpa harus mendatangi satu per satu. Contoh penerapan sistem ini seperti email outlook, aplikasi yang saling terintegrasi ke semua departemen, line phone number, dan lain sebagainya.

5. KWS (Knowledge Work System)

Sistem Knowledge Work System dapat digunakan untuk mengintegrasikan pengetahuan atau ilmu baru ke dalam organisasi. Sehingga setiap tenaga kerja dapat dengan mudah mengakses informasi tersebut dan menerapkannya dalam pekerjaan untuk meningkatkan produktivitas mereka.

Tak bisa dipungkiri lagi bahwa sistem informasi manajemen sangat berpengaruh besar terhadap keberlangsungan suatu perusahaan. Tanpa informasi yang jelas, akurat, dan terstruktur maka perusahaan akan kesulitan untuk melakukan evaluasi dan perbaikan untuk kepentingan perusahaan.

Leave a comment